Herramientas y Software para la administración de proyectos

El software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Técnicas del software de administración de proyectos

Programación

Una de las tareas más comunes es la de programar una serie de acontecimientos, y la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente dependiendo de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen:

• Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras.
• Personal de programación para trabajar en las diversas tareas.
• El ocuparse de las incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
• Arreglo de tareas para satisfacer una plétora de plazos.
• Proyectos múltiples que se hacen simultáneamente para satisfacer una variedad de requerimientos.

Cálculo de la Ruta Crítica

En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica, o series de acontecimientos que dependan uno del otro, y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software (por ejemplo, soluciones de la matriz de la estructura de la dependencia) pueden destacar estas tareas que son a menudo un buen candidato a cualquier esfuerzo de la optimización.

Abastecimiento de la información

El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo. Los requisitos típicos podrían incluir:

• Listas de tareas para la gente, y la programación de la asignación de los recursos
• Información descriptiva acerca de cuánto tiempo tomarán las tareas para terminarse
• Detección temprana de riesgos del proyecto
• Información sobre carga de trabajo, por la planeación de días festivos.
• Información histórica sobre cómo han progresado los proyectos, y en particular, cómo se relaciona el desempeño planeado con el actual.

Aproximaciones al software de administración de proyectos

Escritorio

El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Esto da, tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz.

Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros, pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque es inusual. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

Basado en el Web

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de un Intranet o de un Extranet usando un web browser.

Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

• Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
• Facilidad del control de acceso.
• Naturalmente multiusuario.
• Solamente una instalación/versión de software para mantener.
• Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
• Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorio.

Personal

Una aplicación personal de la administración de proyectos es la usada en los hogares para manejar una forma de vida o proyectos caseros. Existe un traslapo considerable con los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos implica interfaces más simples.

Solo un usuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto inmediatamente. Esto se puede utilizar en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en el planeamiento desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.

De colaboración

Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.

Para dirigir esta limitación, las herramientas existentes en el software cliente-servidor-based proporcionan un “Rich Client” que funciona en la computadora de escritorio de los usuarios y duplica la información del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo de proyecto a través de un servidor central cuando los usuarios se conectan periódicamente con la red.

Multi-Usuarios o corporativos

Existen también, software o herramientas informáticas que centralizan la información sobre los proyectos que realiza la empresa, es en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO) pero virtual, en ella que los ejecutivos que deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, proactiva y sin mayores costos para la organización ya que existe modelos.

Integrado

Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt tienen seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.

Semejantemente, las herramientas especializadas como SourceForge integran software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de información en el mismo sistema.

Herramientas no especializadas

Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear y para programar proyectos.

Críticas al software de la administración de proyectos

Un cierto software no se puede derivar de un método sano de administración de proyectos. Por ejemplo, exhibiendo la opinión de gráficas de Gantt por defecto anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar objetivos y distribuciones.

Lo anterior se resuelve con las nuevas tecnologías y herramientas de control gestión y seguimiento de proyectos los que permiten la toma de decisiones proactivas logrando hacer los ajustes necesarios minimizando los costos y sobretiempos.

La estandarizacion, la transferencia tecnológica a través del la consideración de as mejores practicas ingresadas a la herramienta, logran mejores resultados corporativos.

Algunas personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más simple, (Ej. pluma y papel, pero no considera y se complican con los grandes números.

Similar a PowerPoint, el software de administración de proyectos puede proteger al administrador del contacto interpersonal importante.

Los nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional de administración de proyectos. Con frecuencia, los usuarios del software de administración de proyectos no están manejando realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un "proyecto" en el sentido tradicional del término; no implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en algo con un inicio/fin discreto.

Los usos de Groupware ahora agregan "las características de la gerencia de proyecto" que apoyan directamente este tipo de gerencia de un proyecto orientado al trabajo de piso. Los encargados de proyecto clásicamente entrenados pueden discutir si ésta es "administración de proyecto sana." Sin embargo, los usuarios finales de tales herramientas las referirán como tales, y la definición de facto de la gerencia de proyecto del término puede cambiar.

Cuando hay muchos proyectos grandes, el software de la gerencia de proyecto puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente usted no debe utilizar software de la gerencia si lleva un solo proyecto pequeño, pues el software de la gerencia tomará demasiado tiempo.

Contabilidad del proyecto

La contabilidad del proyecto es la práctica de crear los informes financieros diseñados específicamente para seguir el progreso financiero de los proyectos, que se pueden entonces utilizar por los encargados para ayudar a la gerencia de proyecto.

La contabilidad estándar está dirigida sobre todo a supervisar el progreso financiero de los elementos de la organización (departamentos geográficos o funcionales, divisiones y la empresa como conjunto) sobre periodos de tiempo definidos (típicamente semanas, meses, cuatrimestres y años).

Los proyectos diferencian en que son frecuentemente cruzados los límites de la organización, pueden durar para cualquier cosa a partir de algunos días o semanas a un número de años, durante los cuales los presupuestos del tiempo se pueden también revisar varias veces. Pueden ser también uno de muchos proyectos que levanten un proyecto o un programa total más grande.

Por lo tanto, en un ambiente de administración de proyectos los costes y los réditos también se asignan a los proyectos, que se pueden subdividir en una estructura de la interrupción del trabajo, y se agrupan juntos en jerarquías del proyecto. La contabilidad del proyecto permite divulgar en cualquier nivel que ha sido definido que, y permite a menudo la comparación como presupuestos actuales así como históricos.

El Porcentaje de ejecución es determinada con frecuencia independientemente por un encargado de proyecto. Se calculan los avances y las variaciones del coste de financiamiento del real con el presupuestado usando el presupuesto de proyecto ajustado al porcentaje de ejecución. Donde los costos de trabajo son una porción significativa de los costes totales del proyecto, es generalmente necesario que los empleados completen un hoja de control de entradas y salidas para generar los datos para la asignación de costes del proyecto.

Los procesos del presupuesto en capitales de corporaciones y de gobiernos se refieren principalmente a los proyectos de inversión importantes que tienen típicamente costes iniciales y beneficios a largo plazo. Las decisiones de inversión ir o no ir se basan en gran parte en gravámenes del valor actual neto. La contabilidad del proyecto de costos y beneficios puede proporcionar la regeneración crucial importante en la calidad de estas decisiones importantes.

En cuanto a Microsoft, algunas de las herramientas incluyen:

Windows SharePoint Services: Con una descarga gratuita de Microsoft Windows Server 2003, esta aplicación permite a las personas crear sitios web internos para el uso compartido de datos y la colaboración de documentos, o bien, de redes extranet para socios. Ambos tipos de sitios requieren credenciales para poder tener acceso a la red privada.

SharePoint Portal Server 2003: Mientras SharePoint Services proporciona sitios centrados en el uso compartido de documentos para la colaboración entre equipos, SharePoint Portal Server 2003 conecta esos sitios mediante la integración de las aplicaciones de empresa. Los empleados pueden personalizar su vista del contenido del portal según su función, posición en el equipo, acceso de aprobación de seguridad u otros criterios.

Office 2007: La próxima versión de Microsoft Office incorporará las capacidades del espacio de trabajo virtual del software Groove Networks, empresa adquirida por Microsoft en 2005. El software usa tecnología de igual a igual para actualizar automáticamente los archivos en los escritorios de los miembros del equipo. Groove, orientado a equipos pequeños y eficaces, se complementará con Windows SharePoint Services, que organizará grupos o equipos o de proyectos de mayor tamaño. Los miembros del equipo también podrán sincronizar los archivos de Groove con un espacio de trabajo de SharePoint.

Live Meeting: Aplicación de colaboración en tiempo real adecuada para reuniones, aprendizaje y eventos en línea que está completamente integrada con Microsoft Office. Sus capacidades principales son: permitir a los asistentes interactuar mediante encuestas y pizarras, compartir el control de las aplicaciones, ver presentaciones de Microsoft PowerPoint en directo y realizar preguntas desde cualquier PC conectado en red.